Payrolling is een vorm van HR-dienstverlening, waarbij personeel ter beschikking wordt gesteld aan een andere organisatie. In dit artikel bespreken we wat payrolling precies inhoudt.
Wat is payrolling?
Bij payrolling neemt een payrollbedrijf de salarisadministratie én de werkgeverslasten over van de werkgever waar de werkzaamheden daadwerkelijk worden uitgevoerd. Kortom het juridisch werkgeverschap ligt bij het payrollbedrijf. Het payrollbedrijf is dus formeel de werkgever van een medewerker (de juridische werkgever), maar deze medewerker voert zijn werkzaamheden uit binnen een ander bedrijf. Er geldt een exclusieve terbeschikkingstelling: de payrollkracht mag dus niet bij meerdere organisaties zijn werkzaamheden uitvoeren.
Wanneer een HR-afdeling?
HR is dus eigenlijk heel breed en binnen HR zijn er verschillende taken. In kleinere organisaties is er vaak slechts één persoon belast met alle HR-taken. Deze HR-medewerker moet veelzijdig zijn, aangezien hij veel verschillende verantwoordelijkheden heeft. In grotere organisaties kan de behoefte ontstaan aan meer gespecialiseerde HR-medewerkers. Er ontstaat dan een HR-afdeling, met meerdere medewerkers met verschillende specialisaties. De structuur van de HR-afdeling kan variëren, afhankelijk van de omvang en complexiteit van de organisatie. Het belangrijkste is dat de HR-structuur de organisatiedoelen ondersteunt en zorgt voor effectief beheer van human resources op alle niveaus.
Steeds meer organisaties, van groot tot klein, kiezen voor het uitbesteden van hun HR-afdeling.
Wat zijn payrollers?
De term payroller kan twee betekenissen hebben. Het kan zowel verwijzen naar de payrollorganisatie, het bedrijf dat de werkgeversverplichtingen overneemt. Maar payroller kan ook gebruikt worden in de betekenis van de werknemer die in dienst is bij de payrollonderneming, om op basis van tijdelijke contracten bij een opdrachtgever zijn werk uit te voeren. Om verwarring te voorkomen spreken we in het eerste geval van payrollbedrijven of payrollondernemingen. Wanneer het gaat over individuele werknemers, spreken we het over de payrollkracht of payrollmedewerker.
Wie is de formele werkgever?
Bij payrolling is het payrollbedrijf de formele of juridisch werkgever. Hij is voor de wet de werkgever. En het payrollbedrijf neemt daarmee ook verantwoordelijk voor alle wettelijke verplichtingen die het werkgeverschap met zich meebrengt. Doordat het payrollbedrijf als juridisch werkgever zorgt voor de administratieve zaken zoals de betaling van het salaris en het verzorgen van de salarisadministratie. Payrollmedewerkers ontvangen hun loonstroken van het payrollbedrijf. Ook het betalen van de loonheffingen en het afdragen van sociale premies hoort bij het juridisch werkgeverschap. Daarnaast is het opstellen van de arbeidsovereenkomst, het bijhouden van tijdelijke contracten, pensioenopbouw, loondoorbetaling bij ziekte of arbeidsongeschiktheid en eventuele ontslagkosten de verantwoordelijkheid van het payroll bedrijf.
Het materiële werkgeverschap?
De organisatie waar de werknemer zijn werkzaamheden uitvoert, noemen we de opdrachtgever, functionele werkgever, materiële werkgever of het inlenende bedrijf. Anders dan bij een uitzendbureau is het niet het payrollbedrijf dat de werving en selectie van het personeel verzorgt. Dat is de verantwoordelijkheid van de materiële werkgever. De materiële werkgever bepaalt ook hoeveel de werknemer gaat verdienen en zorgt voor het dagelijks toezicht op de medewerker. Ook is hij verantwoordelijk voor de functionerings- en beoordelingsgesprekken.
Het uitbesteden van het juridisch werkgeverschap aan een payrollbedrijf kan de materiële werkgever veel administratieve rompslomp en fouten besparen, waardoor deze zich meer kan concentreren op zijn kernactiviteiten.
Wat zijn de voordelen van payroll?
Zoals gezegd neemt de payrollorganisatie een groot deel van de werkgeverslasten en het werkgeversrisico over. Dit brengt een aantal voordelen met zich mee:
- Tijdsbesparing voor de functionele werkgever. Deze hoeft zich niet bezig te houden met de salarisadministratie, loonuitbetaling en arbeidscontracten.
- Goedkoper ten opzichte van uitzendkrachten; omdat bij payrolling geen wervingskosten betaald hoeven te worden. Dit omdat de functionele werkgever zelf verantwoordelijk is voor de werving en selectie. Hierdoor heeft de werkgever zelf een sterke invloed op een goede match.
- Flexibele werknemers; de functionele werkgever huurt de payrollkrachten voor een bepaalde tijd in. U kunt de payrollmedewerker maximaal 3 jaar inzetten totdat deze recht heeft op een vaste aanstelling.
Wat zijn de nadelen van payroll?
Het gebruik maken van payrolling heeft echter ook nadelen. Zo heeft een functionele werkgever, die gebruikt maakt van een payroll constructie, te maken met:
- Payroll neemt hogere kosten met zich mee. Ten opzichte van reguliere werknemers betaalt de functionele werkgever voor het brutoloon van de werknemer plus een opslag.
- Binding. De functionele werkgever loopt het risico dat de werknemer minder binding voelt met zijn bedrijf.
- Aansprakelijkheid. De functionele werkgever blijft aansprakelijk wanneer het payroll bedrijf de werknemer niet uitbetaalt. Hij kan wel een beroep doen op de zogenoemde disculpatie regeling inlenersaansprakelijkheid. Onder bepaalde voorwaarden wordt de functionele werkgever dan niet aansprakelijk gesteld.
Hoe werken de contracten?
Het payrollbedrijf sluit met hun opdrachtgevers een opdrachtovereenkomst af, ook wel overeenkomst van opdracht genoemd. Met de opdrachtovereenkomst neemt de payrollorganisatie de juridische verplichtingen over van de opdrachtgever. Ook is vastgelegd dat de payrollorganisatie de personeels- en salarisadministratie overneemt. Met de medewerker sluit de payrollorganisatie een arbeidsovereenkomst af. Dit wordt ook wel de payrollovereenkomst genoemd. De payrollkracht komt daarmee op de loonlijst van de payrollorganisatie.
Wetgeving
In de praktijk is er niet veel verschil tussen een payrollmedewerker en een medewerker in vaste dienst. Een medewerker die werkt via payrolling heeft recht op minimaal dezelfde arbeidsvoorwaarden als het eigen personeel van het inlenende bedrijf. Denk aan vakantiedagen, verlofregelingen, scholingsregelingen en een eventuele dertiende maand. Wanneer er gebruik wordt gemaakt van een payrollconstructie, gelden dus de regels conform cao van de inlener. Ook hebben een payrollers dezelfde ontslagbescherming als een vaste medewerker. Dat payrollkrachten recht hebben op dezelfde arbeidsvoorwaarden en rechtspositie als reguliere werknemers is geregeld in de Wet Arbeidsmarkt in Balans.
Bij payrolling is de Wet allocatie arbeid door intermediairs (Waadi) van toepassing. Dit houdt onder meer in dat het payrollbedrijf moet voldoen aan de registratieplicht en als uitlener geregistreerd moet staan in het handelsregister van de Kamer van Koophandel.
Wat kan CBBS als payrollbedrijf voor u betekenen?
CBBS wordt in de rol als payrollbedrijf de juridische werkgever van de werknemers die bij u komen werken. Als payrollbedrijf neemt CBBS u dus alle administratieve rompslomp uit handen. Ook is bij CBBS alle kennis op het gebied van salaris, HR en arbeidsrecht onder 1 dak terug te vinden.
Neem gerust contact op om in een persoonlijk gesprek te ervaren welke voordelen payroll via CBBS uw organisatie te bieden heeft.
